همیار وب آموزش های ویژه درباره بازاریابی اینترنتی و کسب و کار اینترنتی و راه اندازی کسب و کارهای اینترنتی در وب سایت همیار وب 
در بسیاری از شرکت ها، ادارات، مراکز آموزشی و مجموعه های سازمانی، حجم قابل توجهی از اسناد، قراردادها، پرونده های پرسنلی، فاکتورها و مدارک روزانه باید در فضایی مشخص نگهداری شود. اگر برای این اسناد محل مناسبی در نظر گرفته نشود، علاوه بر بی نظمی محیط، پیدا کردن مدارک زمان بیشتری می برد و احتمال آسیب دیدن یا دسترسی افراد غیرمرتبط به اسناد نیز افزایش پیدا می کند.
یکی از تجهیزات کاربردی برای مدیریت این موضوع، فایل اداری است. انتخاب درست فایل فقط به تعداد کشوهای آن محدود نمی شود؛ ظرفیت مورد نیاز، نوع پرونده ها، کیفیت ریل، استحکام بدنه، نوع قفل، فضای موجود در دفتر و میزان استفاده روزانه از جمله عواملی هستند که باید پیش از خرید بررسی شوند.
فایل اداری چه کاربردی در محیط کار دارد؟
فایل اداری برای دسته بندی و نگهداری پرونده ها، پوشه ها، اسناد و وسایل مورد استفاده کارکنان طراحی می شود. وجود یک سیستم مشخص برای بایگانی باعث می شود هر گروه از اسناد جای ثابتی داشته باشد و کارکنان برای دسترسی به مدارک مورد نیاز زمان کمتری صرف کنند.
در دفاتری که پرونده های زیادی به صورت روزانه مورد استفاده قرار می گیرند، انتخاب یک فایل فلزی اداری مناسب می تواند علاوه بر نظم دهی فضای کاری، دسترسی به اسناد را ساده تر کند. مدل های فلزی به دلیل ساختار مقاوم و امکان استفاده از قفل، برای محیط هایی که نگهداری طولانی مدت اسناد اهمیت دارد گزینه کاربردی تری محسوب می شوند.
نوع فایل باید متناسب با نحوه استفاده مجموعه انتخاب شود. برای مثال، نیاز یک دفتر کوچک با تعداد محدود پرونده با واحد بایگانی یک سازمان بزرگ یکسان نیست.
قبل از خرید فایل اداری حجم اسناد را مشخص کنید
یکی از اشتباهات رایج، خرید فایل صرفا بر اساس ظاهر یا فضای خالی دفتر است. ابتدا باید مشخص شود چه مقدار پرونده قرار است داخل فایل نگهداری شود و حجم این اسناد در آینده چقدر افزایش پیدا می کند.
اگر تعداد اسناد محدود باشد، یک فایل دو یا سه کشو ممکن است نیاز مجموعه را برطرف کند. در مقابل، واحدهای مالی، منابع انسانی، حسابداری یا بخش هایی که پرونده های زیادی دارند معمولا به ظرفیت بیشتری نیاز خواهند داشت.
فایل دو کشو، سه کشو یا چهار کشو؟
تعداد کشو یکی از مهم ترین معیارها در انتخاب فایل است، اما بیشتر بودن تعداد کشو همیشه به معنای انتخاب بهتر نیست.
فایل اداری دو کشو
مدل های دو کشو برای دفاتر کوچک، اتاق کارشناسان یا بخش هایی مناسب هستند که حجم اسناد نسبتا محدودی دارند. ابعاد جمع و جور این مدل ها باعث می شود بتوان آن ها را در کنار میز کار یا در بخش های محدود دفتر قرار داد.
فایل اداری سه کشو
فایل سه کشو تعادل مناسبی میان ظرفیت و فضای اشغال شده ایجاد می کند و برای بسیاری از محیط های اداری انتخاب کاربردی است. امکان تفکیک پرونده ها در سه بخش مستقل نیز مدیریت اسناد را ساده تر می کند.
فایل اداری چهار کشو
در واحدهایی که حجم پرونده ها بالاتر است، فایل چهار کشو ظرفیت بیشتری در اختیار مجموعه قرار می دهد. البته پیش از انتخاب این مدل باید ارتفاع، محل نصب و نحوه دسترسی کارکنان به کشوهای بالایی نیز بررسی شود.
کیفیت ریل کشو را جدی بگیرید
فایل اداری از تجهیزاتی است که ممکن است در طول روز بارها باز و بسته شود. به همین دلیل کیفیت ریل اهمیت زیادی دارد.
وقتی کشو با تعداد زیادی پرونده پر می شود، وزن محتویات افزایش پیدا می کند. ریل ضعیف ممکن است در استفاده طولانی مدت دچار افت عملکرد شود و حرکت کشو را دشوار کند.
بدنه فلزی چه مزیتی دارد؟
در محیط های اداری و سازمانی معمولا تجهیزات برای چند سال مورد استفاده قرار می گیرند. به همین دلیل استحکام بدنه یکی از معیارهای مهم خرید است.
فایل فلزی در برابر ضربه های معمول محیط کار مقاومت مناسبی دارد و اگر کیفیت ساخت و پوشش بدنه مطلوب باشد، برای استفاده مستمر گزینه مناسبی خواهد بود.
کیفیت خم کاری ورق، اتصالات، جوش ها، رنگ بدنه و نحوه نصب کشوها همگی روی دوام نهایی محصول تاثیر دارند. بنابراین هنگام مقایسه دو فایل نباید فقط ظاهر یا قیمت آن ها را معیار قرار داد.
امنیت اسناد و اهمیت قفل فایل
همه اسناد اداری اهمیت یکسانی ندارند. بعضی پرونده ها شامل اطلاعات مالی، قراردادها، اطلاعات کارکنان یا مدارکی هستند که دسترسی به آن ها باید محدود باشد.
در چنین شرایطی استفاده از فایل قفل دار اهمیت بیشتری پیدا می کند.
پیش از خرید بررسی کنید که قفل فقط یک کشو را کنترل می کند یا امکان محدود کردن دسترسی به چند کشو وجود دارد. کیفیت زبانه، مکانیزم قفل و نحوه بسته شدن کشو نیز باید با نوع استفاده مجموعه هماهنگ باشد.
ابعاد فایل باید با فضای دفتر هماهنگ باشد
قبل از خرید، محل قرارگیری فایل را دقیق اندازه گیری کنید. فقط عرض و ارتفاع محصول اهمیت ندارد؛ فضای لازم برای باز شدن کامل کشوها نیز باید در نظر گرفته شود.
اگر فایل در مسیر رفت و آمد کارکنان قرار گیرد، کشوی باز می تواند حرکت افراد را محدود کند. همچنین قرار دادن فایل در فاصله نامناسب از میز، دیوار یا تجهیزات دیگر دسترسی به پرونده ها را دشوار می کند.
در دفاتر کوچک، استفاده هوشمندانه از فضای عمودی اهمیت بیشتری دارد. در چنین محیط هایی ممکن است مدل سه یا چهار کشو نسبت به قرار دادن چند فایل کوتاه در کنار یکدیگر فضای کمتری اشغال کند.
فایل اداری یا کمد بایگانی؟
انتخاب بین فایل اداری و کمد بایگانی به نوع اسناد و نحوه استفاده از آن ها بستگی دارد.
فایل کشویی بیشتر برای پرونده هایی مناسب است که باید مرتب دسته بندی شوند و کارکنان به صورت مستمر به آن ها دسترسی داشته باشند. در مقابل، کمد بایگانی برای نگهداری زونکن، پوشه و حجم بیشتری از اسناد کاربرد دارد.
برای خرید فایل اداری به چه مشخصاتی توجه کنیم؟
پیش از سفارش بهتر است چند معیار اصلی به صورت همزمان بررسی شوند:
- تعداد و ظرفیت کشوها متناسب با حجم پرونده ها باشد.
- ریل ها برای باز و بسته شدن مداوم و وزن اسناد مناسب باشند.
- بدنه از استحکام کافی برای استفاده اداری برخوردار باشد.
- کیفیت رنگ و پوشش سطح با شرایط محیط هماهنگ باشد.
- در صورت نگهداری مدارک حساس، فایل به قفل مناسب مجهز باشد.
- ابعاد محصول با فضای واقعی دفتر و مسیر باز شدن کشوها تطابق داشته باشد.
- خدمات تولید، تامین قطعات و امکان سفارش متناسب با نیاز مجموعه بررسی شود.
تمرکز همزمان روی این موارد باعث می شود انتخاب نهایی فقط بر اساس قیمت انجام نشود.
چه عواملی روی قیمت فایل اداری تاثیر می گذارند؟
قیمت فایل اداری به مشخصات ساخت آن وابسته است. تعداد کشو، ابعاد، نوع و ضخامت ورق، کیفیت ریل، مکانیزم قفل، نوع رنگ و جزئیات ساخت از عوامل تاثیرگذار هستند.
به همین دلیل مقایسه دو محصول صرفا براساس قیمت نهایی می تواند گمراه کننده باشد. یک فایل ارزان تر ممکن است از ریل یا بدنه ضعیف تری استفاده کند و در محیطی با استفاده مستمر هزینه تعمیر یا جایگزینی بیشتری ایجاد کند.
در خرید سازمانی بهتر است قیمت در کنار طول عمر، ظرفیت، کیفیت ساخت و شرایط استفاده بررسی شود. همچنین به دلیل تغییرات بازار مواد اولیه و فلز، دریافت استعلام بر اساس مشخصات دقیق سفارش روش مطمئن تری برای بررسی قیمت است.
انتخاب فایل متناسب با نوع مجموعه
نوع محیط کاری نیز روی انتخاب فایل تاثیر دارد.
در واحد منابع انسانی، امنیت پرونده های کارکنان و امکان دسته بندی دقیق اهمیت زیادی دارد. در حسابداری و امور مالی، دسترسی سریع به اسناد و فاکتورها مورد توجه است. در دفاتر مهندسی ممکن است پرونده ها و مدارک ابعاد متفاوتی داشته باشند و در مراکز آموزشی نیز حجم اسناد دانش آموزان یا پرسنل می تواند بالا باشد.
بنابراین قبل از خرید باید مشخص شود چه کسی از فایل استفاده می کند، چه نوع مدرکی در آن قرار می گیرد و میزان مراجعه روزانه به اسناد چقدر است.
خرید تجهیزات بایگانی از تولیدکننده تخصصی
در سفارش تجهیزات اداری، امکان انتخاب مدل متناسب با فضای مجموعه اهمیت زیادی دارد. مجموعه هایی که تعداد بالایی فایل یا کمد نیاز دارند بهتر است قبل از خرید، ظرفیت مورد نیاز، ابعاد فضای بایگانی و نوع استفاده را مشخص کنند تا تجهیزات به صورت هماهنگ انتخاب شوند.
برادران متال در حوزه تولید تجهیزات فلزی اداری و سازمانی فعالیت دارد و فایل های فلزی، کمدهای اداری و سیستم های مختلف بایگانی در مجموعه محصولات آن قرار می گیرند. هنگام سفارش سازمانی می توان مشخصات مورد نیاز را بر اساس تعداد کاربران، نوع اسناد و فضای موجود بررسی کرد.
جمع بندی
یک فایل اداری مناسب باید سه نیاز اصلی را همزمان برطرف کند: نظم، دسترسی و امنیت.
تعداد کشو به تنهایی معیار مناسبی برای انتخاب نیست. کیفیت بدنه، ریل، قفل، ابعاد، ظرفیت پرونده ها و میزان استفاده روزانه همگی باید در تصمیم نهایی در نظر گرفته شوند.
با انتخاب درست، فایل اداری از یک وسیله ساده برای نگهداری اسناد به بخشی از سیستم مدیریت فضای کار تبدیل می شود؛ سیستمی که می تواند زمان دسترسی به پرونده ها را کاهش دهد، محیط اداری را منظم تر کند و شرایط مناسب تری برای نگهداری مدارک ایجاد کند.
