۶ مزیت کاربردی خدمات VOIP به همراه معرفی تجهیزات لازم

خدمات VOIP کمک می‌کند که انتقال صدا از طریق اینترنت صورت گیرد. در واقع در این فناوری صدا به داده‌های دیجیتال تبدیل می‌شود و از طریق اینترنت به مقصد ارسال می‌شود. در مقصد دوباره داده‌ها به صدا و صوت تبدیل می‌شوند. خدمات ویپ از طریق رایانه، موبایل‌های هوشمند و تلفن‌های ویپ ارائه می‌شود و از این جهت برای سازمان‌ها و انواع کسب‌وکارها کاربرد زیادی دارد.

در این مقاله قصد داریم درباره خدمات ویپ، نحوه عملکرد، مزایا و انواع آن صحبت کنیم تا کسب‌وکارها راحت‌تر بتوانند برای گزینه‌ای با هزینه کمتر و انعطاف‌پذیری بیشتر جهت ارتباطات اثربخش، تصمیم بگیرند.

VOIP چیست؟

VOIP(ویپ) مخفف عبارت Voice over Internet Protocol است که خدمات تلفنی را از طریق بستر اینترنت انجام می‌دهد. درواقع ویپ از طریق ارسال محتوای صوتی و چند رسانه‌ای از طریق اینترنت، به سازمان‌ها و کسب‌وکارها خدمت می‌کند. نحوه استفاده از خدمات VOIP پیچیدگی خاصی ندارد و به‌جای سیم کشی‌های سخت از اینترنت استفاده می‌کند.

فناوری VoIP با بهره‌گیری از پروتکل‌های مختلف، امکان برقراری ارتباط صوتی را از طریق شبکه‌های IP فراهم می‌سازد و روش‌های متنوعی برای پیاده‌سازی آن وجود دارد. ویپ با ویژگی‌هایی چون پست صوتی از طریق ایمیل، ضبط و شنود تماس و سفارشی‌سازی شناسه تماس‌گیرنده، فناوری کاربردی برای یکپارچه کردن ارتباطات در سازمان‌ها به‌حساب می‌آید.

VOIP چگونه کار می‌کند؟

زمانی که کاربر از VOIP استفاده می‌کند، صدا توسط یک میکروفون دریافت و به داده‌های دیجیتال تبدیل می‌شود. سپس این سیگنال‌های دیجیتال به بسته‌های کوچک‌تر تقسیم و برای انتقال سریع‌تر فشرده می‌شوند.

این بسته‌های داده از طریق اینترنت به مقصد ارسال می‌شوند. VoIP برای ارسال بسته‌ها از پروتکل‌های مختلفی مثل SIP و RTP استفاده می‌کند. در مقصد، بسته‌های داده دریافت و دوباره به سیگنال صوتی تبدیل می‌شوند. امروزه شما شاهد استفاده از خدمات VOIP در بسیاری از کسب‌وکارها هستید.

به نقل از مقاله راویستک ” آژانس‌های مسافرتی شعبات مختلفی دارند که ارتباط نامناسب بین شعب می‌تواند منجر به سوءتفاهم، ناهماهنگی، تاخیر در ارائه خدمات و درنهایت نارضایتی مشتریان شود. با استفاده از سامانه ویپ، ارتباطات بین شعب به‌طور قابل‌توجهی بهبود می‌یابد و همه شعب یک شرکت می‌توانند به‌سادگی با یکدیگر در تماس باشند.”

مزایای خدمات VOIP

استفاده از تکنولوژی و فناوری‌ها روز به هماهنگی و پیشرفت کارها در سازمان‌ها کمک می‌کند. فناوری ویپ راهکاری جدید و موثر برای دست‌یابی به مسیرهای موفقیت در کسب‌وکار است که نباید از مزیت‌های آن در بازارهای رقابتی امروز غافل شد. مزایای خدمات تلفن VOIP برای بهبود عملکرد عبارت‌اند از:

• کاهش هزینه‌ها

یکی از بزرگ‌ترین مزایای VoIP کاهش هزینه‌های تماس، به‌ویژه برای تماس‌های بین‌المللی است. کاربران تنها هزینه اینترنت خود را پرداخت می‌کنند و تماس‌ها معمولاً رایگان یا با هزینه بسیار پایین‌تری انجام می‌شوند.

• عدم محدودیت جغرافیایی

سیستم‌های VoIP به دلیل استفاده از شبکه، هیچ محدودیت مکانی ندارند. کاربر می‌تواند با گوشی یا لپ‌تاپ خود، از هر جایی به سیستم متصل شده و تماس بگیرد. این موضوع برای افرادی که دورکاری می‌کنند بسیار مفید است و به مدیران امکان می‌دهد تا به‌راحتی بر تیم‌های دورکاری نظارت داشته باشند.

• نظارت بر مرکز تماس

با استفاده از خدمات VOIP، می‌توانید به‌طور دقیق بر تمام فعالیت‌های مرکز تماس خود نظارت کنید. تمام داده‌های مربوط به تماس‌ها، مانند تعداد تماس‌های موفق و ناموفق، مدت زمان مکالمات و… به‌صورت دقیق و آماری در اختیارتان قرار می‌گیرد.

• ارتباط بین شعب مختلف

سیستم ویپ طوری طراحی شده که همه کارمندان، چه در محل کار باشند چه دور کار، بتوانند از آن استفاده کنند. این سیستم به اینترنت نیاز دارد و با نصب یک نرم‌افزار ساده روی کامپیوتر یا موبایل، همه امکانات ویپ در دسترس کاربر خواهد بود.

• کنترل عملکرد

با استفاده از VoIP، مدیران می‌توانند به‌صورت لحظه‌ای تماس‌ها را رصد کنند و عملکرد کارکنان را در طول مکالمات بررسی کنند. این امکان به بهبود کیفیت خدمات مشتری و حل سریع‌تر مشکلات کمک می‌کند.

• تجزیه و تحلیل داده‌ها

سیستم‌های VoIP می‌توانند داده‌های مربوط به تماس‌ها مانند مدت زمان، تعداد تماس‌ها، عملکرد هر کارمند و سطح رضایت مشتری را جمع‌آوری کنند. این اطلاعات به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری در مورد بهینه‌سازی فرآیندها و بهبود کارایی بگیرند.

امکانات سیستم تلفن VOIP

خدمات VoIP با ارائه امکانات فراتر از تماس‌های ساده، می‌تواند به کسب‌وکارها در افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها کمک کند. ویپ امکانات بی‌نظیری را برای فضای ارتباطات به همراه دارد از تماس‌های هم‌زمان گرفته تا انتقال تماس و پست صوتی. سیستم‌های تلفنی ویپ با ایجاد انقلابی در صنعت مخابرات، امکاناتی دارند که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم.

• انتقال تماس
• پست صوتی به ایمیل
• کنفرانس صوتی و تصویری
• شناسه تماس‌گیرنده
• ضبط تماس
• صف تماس
• پاسخگوی خودکار
• فکس اینترنتی
• پشتیبانی از چندین شماره
• انتقال تماس به گروه
• مدیریت متمرکز تماس‌ها
• ادغام با نرم‌افزارهای کسب‌وکار

معرفی انواع سیستم تلفن VOIP

خدمات VOIP با ارائه قابلیت‌های پیشرفته به یک راه‌حل ایدئال برای ارتباطات موثر کسب‌وکارها تبدیل شده است. همان‌طور که می‌دانید ویپ فقط به تماس صوتی محدود نمی‌شود و این سیستم تلفنی بر اساس کاربرد و نوع پیاده‌سازی به دسته‌های مختلفی تقسیم می‌شوند. در ادامه به انواع ویپ می‌پردازیم.

Integrated Access

Integrated Access به شما اجازه می‌دهد تا سیستم تلفن سنتی خود را با فناوری ویپ ترکیب کنید. به این ترتیب، می‌توانید از امکانات جدید ویپ استفاده کنید و در عین حال، شماره تلفن قدیمی خود را نیز حفظ کنید.

SIP Trunks

سرویس SIP Trunk یکی دیگر از روش‌های برقراری تماس از طریق اینترنت است. از طریق این سرویس، شما می‌توانید چندین خط تلفن را به‌صورت هم‌زمان و از طریق یک شبکه داده استفاده کنید. این کار باعث می‌شود که ارتباطات شما انعطاف‌پذیرتر شود و بتوانید هزینه‌های خود را کاهش دهید.

Hosted IP PBX

با استفاده از سرویس Hosted IP PBX، کسب‌وکارها می‌توانند سیستم تلفن خود را به‌جای اینکه خودشان آن را مدیریت کنند، به یک شرکت دیگر بسپارند. این سرویس، با ارائه امکانات پیشرفته‌ای مانند کنفرانس صوتی، صندوق صوتی و …، به بهبود ارتباطات درون سازمانی کمک می‌کند.

Managed IP PBX

با Managed IP PBX، کاربر یک سیستم تلفن پیشرفته خواهد داشت که مدیریت و نگهداری آن کاملا به عهده یک شرکت متخصص است. این شرکت تجهیزات را در محل کسب‌وکار کاربر نصب کرده و مسئولیت به‌روزرسانی و خدمات پشتیبانی VOIP را بر عهده می‌گیرد.

تجهیزات مورد نیاز VOIP

پیاده‌سازی سیستم VoIP مستلزم استفاده از تجهیزات و نرم‌افزارهای خاص است که انتخاب آن‌ها به عوامل مختلفی ازجمله اندازه شبکه، پیچیدگی سیستم و نیازهای کاربری بستگی دارد. اصلی‌ترین تجهیزات مورد نیاز برای VoIP شامل موارد زیر می‌شود:

• اتصال به اینترنت با پهنای باند مناسب
• روتر (Router)
• تلفن IP (IP Phone)
• آداپتور تلفن آنالوگ (ATA)
• هدست و میکروفون
• کامپیوتر یا گوشی هوشمند
• سوئیچ شبکه (Network Switch)
• سیستم IP-PBX
• مودم
• پروتکل SIP
• سیستم فایروال

به نقل از مقاله نگهداری شبکه تلفن VOIP راویستک باید گفت:

” هیچ سیستم ‌کاملی وجود ندارد و احتمال بروز خطا و اشکال در هر سیستمی، ازجمله سیستم‌های تلفنی ویپ، وجود دارد. به همین دلیل، پشتیبانی و نگهداری پس از نصب و راه‌اندازی، برای تضمین عملکرد صحیح و بدون نقص این سیستم‌ها ضروری است.”

خدمات VOIP برای چه کسب و کارهایی مناسب است؟

خدمات VoIP برای طیف گسترده‌ای از کسب‌وکارها، صرف نظر از اندازه یا صنعت، می‌تواند بسیار مفید باشد. این فناوری، با ارائه راهکارهای ارتباطی مقرون‌به‌صرفه و انعطاف‌پذیر، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا در دنیای رقابتی امروز موفق‌تر عمل کنند.

کسب‌وکارهای کوچک و متوسط به دنبال راه‌حل‌هایی هستند که هزینه‌های ارتباطات خود را کاهش دهند. VoIP به دلیل کاهش هزینه تماس‌های داخلی و بین‌المللی و ارائه امکانات پیشرفته مانند کنفرانس‌های صوتی و تصویری، برای این دسته از کسب‌وکارها بسیار مناسب است.

همچنین VoIP به کسب‌وکارهایی که در چندین مکان یا شعبه فعالیت می‌کنند، این امکان را می‌دهد که بدون پرداخت هزینه‌های بالا برای تماس‌های بین شعبه‌ای، ارتباطات داخلی موثری برقرار کنند. نرم افزار مرکز تماس راویستک یک ابزار کاربردی و موثر برای هماهنگی امور و وظایف شرکت‌های چند شعبه‌ای به‌حساب می‌آید.

از طرفی طبق یکی از مقالات پرمخاطب راویستک، ضبط و شنود مکالمات در صرافی‌ها با استفاده از خدمات ویپ یکی از مزایای مهم استفاده از این فناوری است. این امکان می‌تواند به صرافی‌ها در مدیریت و نظارت بر مکالمات مشتریان، ارتقاء کیفیت خدمات، افزایش امنیت و رفع اختلافات کمک کند.

چطور یک شرکت خدمات VoIP را انتخاب کنید؟

انتخاب یک ارائه‌دهنده خدمات VoIP مستلزم ارزیابی دقیق عوامل مختلفی است که بر کیفیت، قابلیت اطمینان و کارایی سیستم ارتباطی کسب‌وکار شما تاثیرگذار خواهد بود. چند نکته مهم وجود دارد که باید هنگام انتخاب این شرکت‌ها در نظر بگیرید تا بتوانید بهترین گزینه را برای کسب‌وکار خود انتخاب کنید.

• درخواست فهرست مشتریان از شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ
• خدمات مرکز تماس تخصصی برای بخش‌های فروش، پشتیبانی و خدمات مشتری
• تامین تجهیزات شبکه‌ای برای سیستم‌های VoIP
• نصب و پیکربندی تجهیزات و نرم‌افزارهای ویپ
• امکان شخصی‌سازی هر بخش از مرکز تلفن ویپ مطابق با خواسته‌های شما
• پشتیبانی و خدمات پس از فروش
• بررسی هزینه‌های پنل‌های مختلف خدمات VOIP
• بررسی پروتکل‌های امنیتی مانند رمزنگاری تماس‌ها و فایروال‌ها
• بررسی قابلیت ادغام با سیستم‌های CRM و ابزارهای مدیریت پروژه

در آخر

در دنیای پرسرعت امروز، برقراری ارتباطات مؤثر و بدون وقفه یکی از عوامل کلیدی موفقیت هر کسب‌وکاری است. خدمات تلفن VoIP با ارائه راهکاری پیشرفته، مقرون‌به‌صرفه و انعطاف‌پذیر، نه تنها هزینه‌های شما را کاهش می‌دهد، بلکه امکان برقراری تماس‌های باکیفیت و مدیریت بهتر ارتباطات را فراهم می‌سازد.